Eine Betriebskostenabrechnung richtig erstellen

 

Im Volksmund auch Nebenkostenabrechnung oder ganz richtig Jahresbetriebskostenabrechnung. Wie Sie diese richtig erstellen, erfahren Sie hier. Zunächst sollten Sie wissen, wo Sie die Rechtsgrundlage dafür finden. Diese ist die Betriebskostenverordnung (BetrKV).

 

Unter Betriebskosten bzw. Nebenkosten listet die BetrKV folgende Punkte auf

  • öffentliche Lasten des Grundstücks
    • Grundsteuer
    • Städtische Abfallgebühren
    • Städtische Straßenreinigungsgebühren
    • Niederschlagswassergebühr
    • Kanalgebühr
  • Wasserversorgung
  • Entwässerung / Abwassergebühren gem. Menge des Wasserverbrauchs
  • Heizkosten und Warmwasser (falls nicht selbst Kunde bei Stadtwerken)
  • Betrieb und Wartung der Warmwasser- und Heizungsanlage
  • Betriebskosten eines Aufzugs
  • Zusätzliche Kosten für Straßenreinigung/Winterdienst und Müllbeseitigung (Papier z.B.)
  • Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
  • Gartenpflege
  • Beleuchtung (z.B. Treppenhaus und Keller)
  • Schornsteinreinigung
  • Sach- und Haftpflichtversicherung für das Gebäude
    (Gebäudeversicherung und Grundstückshaftpflichtversicherung)
  • Hauswart / Hausmeisterservice
  • Kosten für den Betrieb einer Gemeinschafts-Antennenanlage, nur noch bis zum 30. Juni 2024: Kabelgebühren
  • Einrichtungen für die Wäschepflege
  • sonstige Betriebskosten

Eine Betriebskostenabrechnung muss einen Zeitraum von einem Jahr abdecken. Dabei ist es unerheblich ob das vom 1.1. bis 31.12. ist, oder vom 1.3. bis 28.2. nächsten Jahres. Der Vermieter muss spätestens 12 Monate nach dem Ende der der Abrechnungsperiode die Abrechnung an die Mieter überreicht haben. Wenn Mieter innerhalb dieses Abrechnungszeitraums ausziehen, dann trägt normalerweise der Mieter die Kosten für die Zwischenablesung für seine Verbräuche, z.B. für Gasverbrauch, Wasserverbrauch und Stromverbrauch. Auch hier gilt dann die Frist 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums für den Zugang der Abrechnung.

 

Was muss eine Betriebskostenabrechnung enthalten?

  • Zusammenstellung aller Kosten aller Einheiten für das Gesamthaus / Gemeinschaft
  • Nennung der Verteilerschlüssel
  • Berechnung des Anteils des Mieters
  • Nennung und Abzug der bereits gezahlten Nebenkosten
  • Bei Wohnraummietern sind alle Kosten Brutto anzugeben
  • Bei Gewerblichen Mietverträgen gibt es Besonderheiten
    • Hier sollte immer eine laufende Rechnungsnummer enthalten sein
    • Die Angabe der Steuernummer, ggf. ESt-Nr.
    • Alle Kosten in Netto-Beträgen
    • Der Endbetrag für die Betriebskostennachzahlung / -erstattung muss wiederum mit der vollen USt angewendet / multipliziert werden und diese (sowohl Prozentangabe sowie Betrag) muss ausgewiesen werden

 

Verteilungsschlüssel bei der Nebenkostenabrechnung

Nun müssen laut Betriebskostenverordnung diese Kosten fair und korrekt auf die Mieter verteilt werden. Dazu gibt es folgende Aufteilungsschlüssel

  • Aufteilung nach Wohneinheiten (z.B. bei 9 Einheiten dann 1/9)
  • Aufteilung nach Personenzahl
  • Aufteilung nach Wohnfläche
  • Aufteilung nach tatsächlichem Verbrauch (vorgeschrieben bei Heizung und Warmwasser)

 

Heizung und Warmwasser

Diese Verbrauchskosten müssen zu 50-70% nach tatsächlichem Verbrauch und Wohnfläche abgerechnet werden. Teilen sich also mehrere Wohneinheiten eine Gastherme beispielsweise, so kann es reichen, den Gesamtgasverbrauch auf die Flächen aufzuteilen. Hier wären dann 50% der Verbrauch und 50% die Wohnfläche. Doch hier gilt es fair zu bleiben. Jemand, der als Wochenendheimfahrer zwischen Montag und Freitag nur alleine in der Wohnung fast ausschließlich nur abends mal kurz Wärme benötigt, hat mit seiner gleichen Fläche sicherlich wesentlich weniger Verbrauch, als eine Familie, die den ganzen Tag und am Wochenende Wärme nutzt. Auf der sicheren Seite ist man dann mit Heizkörpermessgeräten, die geeicht den tatsächlichen Bedarf relativ zuverlässig und nachweisbar ablesen lassen.
Haben Mieter eigene Gasthermen oder z.B. Fernwärme, dann haben Sie in der Regel einen eigenen Vertrag mit ihrem Versorgungsunternehmen oder Stadtwerken. In dem Fall tauchen Heizung und Warmwasser nicht in der Betriebskostenabrechnung auf, sofern z.B. Treppenhaus oder Gemeinschaftsräume nicht beheizt sind.

 

Wasserverbrauch (Kaltwasser)

Gerade ältere Mietshäuser haben oft nur einen Hauptzähler für den Wasserverbrauch. Eine generelle Regelung zur Umlage existiert nicht. Üblicherweise wird hier nach Mietparteien umgelegt bzw. der Wohnfläche. Auch hier gilt es, fair zu bleiben. Sollte im Haus ein Restaurant sein beispielsweise, so wäre ein Wasserdurchlaufmesser sehr angebracht! Immerhin wird dort sehr viel mehr Wasser alleine schon durch die Gästetoiletten verbraucht.

 

Abfallbeseitigung

Das Amt für Abfallwirtschaft bzw. die Stadt oder Gemeinde ist verantwortlich für die Entsorgung von Restmüll und recyclebaren Stoffen wie dem Gelben Sack (Grüner Punkt). Dies gehört zu den sog. Öffentlichen Lasten und die Gebühren dafür bekommt der Immobilieneigentümer über den Grundabgabenbescheid mitgeteilt, welche wiederum in der Regel vierteljährlich abgerechnet zu entrichten sind. Auf die Mieter wird dies nach Anzahl der Wohneinheiten umgelegt und der Verteilerschlüssel ist z.B. 1/9, wenn sich 9 Mietparteien die Abfalltonnen teilen. Ausnahmen bilden Parteien, die beispielsweise gewerblich einen Mehrbedarf an Tonnen haben. Diese müssen dann natürlich 1 zu 1 umgelegt werden und gekennzeichnet sein. Externe Entsorgungsunternehmen übernehmen zudem die Aufstellung von Papiermülltonnen oder Speiseöltonnen, Biomüll oder anderen Dienstleistungen. Hier gilt der gleiche Verteilungsschlüssel bei der Nebenkostenabrechnung unter Berücksichtigung, ob jemand unverhältnismäßig mehr Bedarf hat. 

 

Weitere wichtige Informationen finden Sie dazu hier

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