Was dürfen und was müssen Hausverwaltungen leisten


Eine gute Hausverwaltungen ist absolut essenziell und im Grunde auch Wert-beeinflussend für eine Wohnimmobilie. Funktioniert diese gut, berät sie gut bei den Eigentümerversammlungen und wirtschaftet sie gut, dann kommt schnell eine gute Instandhaltungsrücklage und ein solider Wirtschaftsplan zustande. Streitereien unter den Eigentümern, die mitunter teure Gutachterrechnungen auslösen können, sollte ein guter Hausverwalter möglichst versuchen friedlich und ziel-orientiert zu lösen. Für Mieter, sowie Eigentümer sollte eine Hausverwaltung zudem ein offenes Ohr haben.

Auch bei einem Immobilienverkauf spielt eine Hausverwaltung eine zentrale und wichtige Rolle. Denn hier laufen nahezu alle wichtigen Unterlagen zusammen, die eine finanzierende Bank eines Käufers zur Beleihungswertermittlung und Grundsicherung benötigt. Mindestens diese Unterlagen benötigen Banken daher grundsätzlich:

  • Energieausweis (ohne diesen darf nicht einmal vermietet werden)
  • Hausgeldabrechnungen
  • Wirtschaftsplan
  • Instandhaltungsrücklage (Nachweis)
  • Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen und grundlegende Informationen über anstehende wesentliche kommende und kürzlich vorgekommenen baulichen Maßnahmen
  • Teilungserklärung zzgl. ggf. Nachträgen und Teilungsplan
  • Bemaßte Grundrisse und am besten noch eine Seitenansicht und/oder Schnitt
  • Versicherungspolicen (Gebäudesachversicherung, Grundstückshaftpflicht)
  • Gemeinschaftsordnung (falls diese nicht Bestandteil der Teilungserklärung ist)
  • Hausordnung und ggf. Garagenordnung
  • Hausverwaltervertrag

Je kompletter dieser Unterlagen sind, desto zügiger gewinnt ein Entscheidungsträger bei einer Bank das Vertrauen, um eine Immobilie einwerten zu können. Häufig und je nach Bank kommen weitere Fragen hinzu, insbesondere, wenn sich aus den Protokollen der Eigentümerversammlungen bestimmte Fragen oder Unsicherheiten ergeben. Darum müssen Hausverwaltungen gerade bei Verkäufen gelegentlich gut dem Eigentümer zuarbeiten.


Dürfen Hausverwaltungen Gebühren für Unterlagen verlangen?


Ganz schlicht: Nein! Zumindest nicht ohne eine entsprechende Vereinbarung, die durch die WEG beschlossen wurde. Völlig unbedenklich sind insoweit Vereinbarungen, wonach sich die Kosten in Anlehnung an das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz berechnen. Nr. 7000 des Vergütungsverzeichnisses sieht hier für die ersten 50 Kopien jeweils 0,50 EUR und für jede weitere Kopie 0,15 EUR vor. Allerdings wurden auch pauschal 0,30 EUR als angemessen erachtet. Gerichte haben regelmäßig mit diesem Thema zu tun, da es immer wieder schwarze Schafe gibt, die widerrechtlich „Gebühren“ für die Herausgabe oder Einsicht von Unterlagen von Eigentümern in Rechnung stellen. Grundsätzlich ist es immer erlaubt, sogenannte tatsächlich entstandene Kosten zu berechnen, wenn diese als Extra-Leistung zu sehen sind, wie das wiederholte zusenden von Kopien auf Papier. Hier sehen Gerichte ein Blatt kopiertes oder bedrucktes Papier bei ca. 50 Cent realistischem Aufwandsersatz. Arbeitsleistung darf ohne Vereinbarung nicht berechnet werden, da diese mit der Verwaltergebühr bereits abgegolten ist und diese den gesetzlichen Grundpflichten des Verwalters entsprechen. Die normale Einsichtnahme in Unterlagen muss nach dem WEG stets kostenlos und zeitnah ermöglicht werden, was auch die Zusendung von Unterlagen in digitaler Form betrifft. Fordert eine Hausverwaltung dennoch von Ihnen eine „Gebühr“ oder einen wesentlich höheren Aufwandsersatz, können Sie auf folgende Urteile und Anspruchsgrundlagen hinweisen: 

  • Gemäß § 18 Abs. 4 WEG haben Eigentümer und deren Bevollmächtigte Anspruch auf Einsichtnahme in sämtliche Verwaltungsunterlagen (OLG Hamm, ZWE 2008, 193 (194)). Dabei ist irrelevant, ob diese digital oder auf Papier sind.
  • Beschlussfassungen oder Erstattungsansprüche von Kopierkosten von mehr als 50ct/Seite für die ersten 50 Kopien und danach 15ct/Seite sind unzulässig (AG Duisburg-Ruhrort, Urteil v. 25.07.19, Az. 28 C 27/18).
  • Sie dürfen die angeforderten Unterlagen mit Smartphone scannen oder Fotografieren (AG Charlottenburg, Urteil vom 06.08.2010 – 216 C 111/10).
  • Nach § 18 Abs. 4 WEG Klage auf Einsichtnahme, falls Einsicht nicht gewährt wird.
  • Gemäß § 269 Abs. 1, Abs. 2 BGB hat die Einsichtnahme grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Verwalters zu erfolgen.
  • Die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) vom 1. Dezember 2020 hat wesentliche Änderungen zur Stärkung des einzelnen Eigentümers hinsichtlich der Verwaltungspflicht zur Auskunft gestärkt. Insbesondere in §§18, 24, 27
  • Einzelnen Wohnungseigentümer können Schadensersatz verlangen, wenn der Verwalter seine Pflicht zur ordnungsgemäße Verwaltung verletzt oder schuldhaft Sondereigentum geschädigt hat. Die ist insbesondere der Fall, wenn ein Immobilienkauf nachweislich daran scheitert, dass eine Hausverwaltung Unterlagen nicht oder zu spät zur Einsicht freigibt und Kenntnis darüber hat, dass in dieser Kausalität dieser Schaden entsteht. 
  • Eine unrechtmäßige viel zu hohe Gebührenforderung in einer Zwangslage, wo ein Eigentümer die Unterlagen nachvollziehbar dringlich benötigt (z.B. bei Immobilienverkauf), stellt u.U. den Straftatbestand der Nötigung dar, was abmahnfähig wäre.
  • Weitere Informationen zu Ihren Rechten, wenn eine Hausverwaltung unrechtmäßig Gebühren erhebt oder Einsicht nicht gewährt auf 
    fibucom – Wohnungseigentum & Recht


Tipp: Informieren Sie die Hausverwaltung genau über die Dokumente-Liste, die Sie benötigen, lassen Sie sich diese herauslegen und scannen Sie sich diese vor Ort in den Geschäftsräumen der Verwaltung ab. Alternativ lassen Sie sich alle Unterlagen als PDF zusenden. Gute Hausverwaltungen haben bereits alles digitalisiert und benötigen hierfür, auch nach Ansicht der Gerichte (siehe oben), nur wenige Mausklicks bzw. kaum Zeitaufwand. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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